Polityka prywatności
i plików cookie

Poniższa Polityka Prywatności określa zasady gromadzenia, przetwarzania i ochrony danych osobowych
przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem przez nich z usług dostępnych poprzez Serwis.

Polityka prywatności i plików cookie

Ostatnia aktualizacja: 12 sierpnia 2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookie i podobnych technologii w związku z korzystaniem z serwisu internetowego dostępnego pod adresem processwork.pl, zwanego dalej „Serwisem”.

Administratorem danych osobowych jest:

Fundacja Instytut Psychologii Procesu
ul. Jana Kochanowskiego 27/7
01-864 Warszawa
KRS: 0000807315
REGON: 384591443
NIP: 1182200537
e-mail: instytut@processwork.pl

zwana dalej „Administratorem”.

Administrator jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., zwanego dalej „RODO”.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod adresem e-mail instytut@processwork.pl.

2. W jaki sposób zbieramy dane

Dane osobowe mogą być zbierane w szczególności:

  • za pośrednictwem formularzy dostępnych w Serwisie;

  • w ramach korespondencji prowadzonej za pośrednictwem poczty elektronicznej;

  • w związku z obsługą spraw dotyczących studium, szkoleń, kursów, opłat administracyjnych i faktur;

  • automatycznie, w zakresie danych technicznych związanych z korzystaniem z Serwisu, w szczególności danych zapisywanych w logach serwera;

  • w związku z korzystaniem z zewnętrznych treści osadzonych w Serwisie, takich jak mapy OpenStreetMap lub filmy YouTube uruchamiane przez Użytkownika.

Administrator przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

3. Dane przekazywane za pomocą formularzy

W Serwisie mogą być wykorzystywane w szczególności formularze Kontakt, FAQ oraz Rekrutacja.

W zależności od formularza mogą być przetwarzane następujące dane:

  • adres e-mail;

  • numer telefonu – jeżeli został podany;

  • wybrany temat zapytania;

  • wybrane miasto – jeżeli ma zastosowanie;

  • treść wiadomości;

  • inne informacje dobrowolnie przekazane przez Użytkownika w treści wiadomości.

Adres e-mail oraz inne pola oznaczone w formularzu jako wymagane są niezbędne do przesłania i obsługi zapytania.

Podanie numeru telefonu jest dobrowolne.

Niepodanie danych oznaczonych jako wymagane uniemożliwi przesłanie formularza.

Zgłoszenia przesyłane poprzez formularze nie są przechowywane jako osobne wpisy w bazie danych formularzy WordPress/Avada. Formularze nie zapisują również adresu IP ani informacji o przeglądarce Użytkownika jako elementu zgłoszenia.

Treść formularza jest przekazywana pocztą elektroniczną do odpowiedniej osoby lub jednostki organizacyjnej Administratora, zależnie od rodzaju sprawy.

4. Dane szczególnych kategorii

Formularze dostępne w Serwisie nie są przeznaczone do zbierania danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, w szczególności informacji o stanie zdrowia, diagnozie, niepełnosprawności, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych, orientacji seksualnej ani innych danych wrażliwych.

Użytkownicy proszeni są o nieprzekazywanie takich informacji za pomocą zwykłych formularzy kontaktowych, jeżeli nie jest to niezbędne do załatwienia konkretnej sprawy i nie zostało wcześniej uzgodnione z Administratorem.

5. Dane techniczne

W związku z korzystaniem z Serwisu mogą być automatycznie przetwarzane dane techniczne niezbędne do jego działania, administrowania i zapewnienia bezpieczeństwa, w szczególności:

  • adres IP;

  • data i czas połączenia;

  • informacje dotyczące przeglądarki i urządzenia;

  • informacje dotyczące żądań kierowanych do serwera;

  • informacje zawarte w logach serwera.

Dane takie mogą stanowić dane osobowe, jeżeli pozwalają bezpośrednio lub pośrednio na identyfikację konkretnej osoby.

6. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

6.1. Obsługa zapytań i prowadzenie korespondencji

Dane przekazane za pośrednictwem formularza lub poczty elektronicznej są przetwarzane w celu przyjęcia zapytania, udzielenia odpowiedzi i prowadzenia dalszej korespondencji dotyczącej danej sprawy.

Jeżeli kontakt dotyczy udziału w studium, szkoleniu, kursie lub innej usłudze oferowanej przez Administratora, podjęcia działań przed rozpoczęciem korzystania z takiej usługi albo realizacji istniejącej umowy, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy.

W przypadku pozostałych zapytań i korespondencji podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji, udzielaniu odpowiedzi oraz obsłudze bieżącej korespondencji.

6.2. Rekrutacja do studium, szkoleń i innych programów

Dane przekazane za pomocą formularza Rekrutacja są przetwarzane w celu udzielenia informacji dotyczących rekrutacji, kontaktu z osobą zainteresowaną oraz podjęcia działań związanych z jej zgłoszeniem.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest związane z podjęciem działań na żądanie osoby zainteresowanej przed rozpoczęciem korzystania z danej usługi, a w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań dotyczących oferty.

6.3. Obsługa opłat administracyjnych i faktur

Dane przekazywane w sprawach dotyczących opłat administracyjnych i faktur mogą być przetwarzane w celu obsługi płatności, wystawienia lub obsługi dokumentów księgowych oraz prowadzenia związanej z nimi korespondencji.

W zależności od konkretnej sprawy podstawą przetwarzania jest:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli przetwarzanie jest związane z realizacją umowy;

  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowego lub rachunkowego;

  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu i dokumentowaniu korespondencji dotyczącej rozliczeń.

6.4. Archiwizacja korespondencji oraz dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Dane zawarte w korespondencji mogą być przetwarzane w celu zachowania historii kontaktu, wykazania przebiegu korespondencji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw oraz możliwości wykazania określonych faktów.

6.5. Realizacja obowiązków związanych z ochroną danych osobowych

Jeżeli osoba kontaktuje się z Administratorem w celu realizacji praw wynikających z RODO, jej dane mogą być przetwarzane w celu przyjęcia i rozpatrzenia żądania, udzielenia odpowiedzi oraz udokumentowania prawidłowego wykonania obowiązków Administratora.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

6.6. Bezpieczeństwo i prawidłowe funkcjonowanie Serwisu

Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, diagnozowania błędów, przeciwdziałania nadużyciom i atakom oraz utrzymania prawidłowego działania infrastruktury informatycznej.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Serwisu.

7. Okres przechowywania danych

Administrator stosuje zasadę ograniczenia przechowywania i nie przechowuje danych osobowych dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Zwykła korespondencja prowadzona za pomocą formularzy Kontakt, FAQ i Rekrutacja, która nie doprowadziła do nawiązania dalszej relacji z Administratorem, jest przechowywana zasadniczo przez okres 3 lat od zakończenia korespondencji.

Jeżeli kontakt prowadzi do udziału w studium, szkoleniu, kursie lub innej usłudze albo dotyczy istniejącej relacji z Administratorem, dane mogą być przechowywane przez okres trwania tej relacji, a następnie przez okres niezbędny do wykonania obowiązków prawnych oraz do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.

Dane przetwarzane na potrzeby księgowe lub podatkowe są przechowywane przez okres wymagany przez właściwe przepisy prawa.

Dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami są przechowywane do czasu upływu właściwego terminu przedawnienia tych roszczeń.

Dokumentacja dotycząca realizacji praw osób wynikających z RODO może być przechowywana przez okres niezbędny do wykazania prawidłowego wykonania przez Administratora jego obowiązków.

Dane techniczne i logi serwera są przechowywane przez okres wynikający z konfiguracji infrastruktury i zasad bezpieczeństwa stosowanych przez Administratora oraz dostawcę hostingu, nie dłużej jednak niż jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Serwisu.

Administrator dokonuje okresowych przeglądów przechowywanych danych i usuwa dane, dla których ustał cel oraz podstawa dalszego przetwarzania.

8. Odbiorcy danych osobowych

Dostęp do danych osobowych mogą posiadać osoby upoważnione przez Administratora oraz podmioty świadczące na jego rzecz usługi niezbędne do funkcjonowania Serwisu i działalności Fundacji.

W zależności od rodzaju danych odbiorcami mogą być w szczególności:

  • dostawca hostingu i poczty elektronicznej – dhosting.pl Sp. z o.o.;

  • dostawcy usług informatycznych i podmioty zajmujące się technicznym utrzymaniem Serwisu;

  • Google – w zakresie usług Google Workspace, Google Drive oraz Gmail;

  • podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub doradcze – jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do wykonania tych usług;

  • organy publiczne lub inne uprawnione podmioty – jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Dane dotyczące opłat administracyjnych i faktur mogą być kierowane na skrzynkę pocztową Gmail używaną w tym celu przez osobę upoważnioną przez Fundację do obsługi spraw związanych z fakturami i rozliczeniami.

Dane osobowe nie są sprzedawane podmiotom trzecim.

9. Hosting i poczta elektroniczna

Administrator korzysta z usług hostingowych i pocztowych świadczonych przez:

dhosting.pl Sp. z o.o.
ul. Pamiętna 14B/2
02-972 Warszawa

Dostawca hostingu może posiadać techniczny dostęp do danych przechowywanych w jego infrastrukturze w zakresie niezbędnym do zapewnienia działania hostingu, poczty elektronicznej, bezpieczeństwa, obsługi technicznej, wykonywania kopii technicznych oraz usuwania awarii.

10. Kopie zapasowe i Google Drive

Administrator wykonuje kopie zapasowe Serwisu przy użyciu systemu UpdraftPlus.

Kopie zapasowe są przechowywane na koncie organizacyjnym Administratora w usłudze Google Workspace / Google Drive.

Stosowana jest rotacja kopii zapasowych – przechowywanych jest do 10 ostatnich kopii, a starsze kopie są zastępowane kolejnymi zgodnie z konfiguracją systemu kopii zapasowych.

11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług wykorzystywanych przez Administratora, w szczególności dostawcy należący do grupy Google, mogą korzystać z infrastruktury znajdującej się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W takich przypadkach dane mogą być przekazywane poza EOG wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne.

Zakres i miejsce przetwarzania danych mogą zależeć od konkretnej usługi i konfiguracji wykorzystywanej przez Administratora.

12. Mapy OpenStreetMap

W Serwisie mogą być wyświetlane mapy korzystające z danych i usług OpenStreetMap.

Podczas ładowania mapy przeglądarka Użytkownika może łączyć się bezpośrednio z infrastrukturą OpenStreetMap lub usługami wykorzystującymi dane OpenStreetMap.

W związku z takim połączeniem dostawca mapy może otrzymywać dane techniczne, takie jak adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, system operacyjny, adres strony odsyłającej oraz datę i czas żądania.

Dane te są przetwarzane przez podmioty odpowiedzialne za daną usługę mapową zgodnie z zasadami przez nie określonymi.

Administrator korzysta z map w celu ułatwienia Użytkownikom odnalezienia miejsc związanych z działalnością Fundacji.

13. Filmy YouTube

Serwis może zawierać filmy osadzone z serwisu YouTube.

Filmy są osadzane z wykorzystaniem rozszerzonego trybu prywatności YouTube, wykorzystującego domenę youtube-nocookie.com.

Usługa YouTube jest uruchamiana po podjęciu przez Użytkownika działania zmierzającego do odtworzenia filmu.

Po uruchomieniu filmu przeglądarka nawiązuje połączenie z infrastrukturą YouTube/Google. W związku z tym do dostawcy usługi mogą być przekazywane dane techniczne, w szczególności adres IP oraz informacje o urządzeniu i przeglądarce.

Po uruchomieniu odtwarzacza YouTube może również korzystać z technologii przechowywania informacji w urządzeniu Użytkownika, takich jak Local Storage lub Session Storage, w zakresie związanym z działaniem odtwarzacza.

14. Pliki cookie i podobne technologie

W publicznej części Serwisu Administrator nie wykorzystuje obecnie plików cookie w celach analitycznych ani marketingowych i nie stosuje narzędzi takich jak Google Analytics lub Meta Pixel.

Serwis może korzystać z technicznych mechanizmów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania, bezpieczeństwa lub administracji witryną.

Zewnętrzne usługi osadzone w Serwisie mogą korzystać z własnych technologii przechowywania informacji.

W szczególności po uruchomieniu przez Użytkownika osadzonego filmu YouTube mogą zostać wykorzystane mechanizmy Local Storage lub Session Storage niezbędne do działania odtwarzacza.

Użytkownik może zarządzać plikami cookie i innymi danymi stron za pomocą ustawień swojej przeglądarki, w tym usuwać zapisane dane oraz ograniczać możliwość ich przechowywania.

Jeżeli w przyszłości Administrator wdroży narzędzia analityczne, marketingowe lub inne technologie wymagające uprzedniej zgody Użytkownika, Serwis zostanie wyposażony w odpowiedni mechanizm uzyskiwania i zarządzania zgodą, a niniejsza Polityka zostanie zaktualizowana.

15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe przetwarzane w związku z korzystaniem z Serwisu nie są wykorzystywane przez Administratora do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

Administrator nie prowadzi profilowania Użytkowników na podstawie danych zbieranych poprzez formularze Serwisu.

16. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, w zależności od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania mogą przysługiwać następujące prawa:

  1. prawo dostępu do danych – w tym uzyskania informacji o przetwarzaniu oraz kopii danych;

  2. prawo do sprostowania danych – jeżeli dane są nieprawidłowe lub niekompletne;

  3. prawo do usunięcia danych – w przypadkach określonych w art. 17 RODO;

  4. prawo do ograniczenia przetwarzania – w przypadkach określonych w art. 18 RODO;

  5. prawo do przenoszenia danych – w zakresie i na zasadach określonych w art. 20 RODO;

  6. prawo wniesienia sprzeciwu – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W przypadku wniesienia sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania lub dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;

  7. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli osoba uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami.

Organem nadzorczym w Polsce jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem:

instytut@processwork.pl

17. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych przed przypadkową lub bezprawną utratą, zniszczeniem, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

Dostęp do danych osobowych jest ograniczony do osób upoważnionych przez Administratora oraz podmiotów, dla których dostęp jest niezbędny do świadczenia określonych usług.

Administrator podejmuje działania mające na celu zapewnienie, aby zakres dostępu do danych odpowiadał zakresowi obowiązków danej osoby lub podmiotu.

18. Linki do zewnętrznych stron internetowych

Serwis może zawierać linki prowadzące do stron lub usług innych podmiotów.

Po przejściu do zewnętrznego serwisu zasady przetwarzania danych są określane przez administratora tego serwisu. Administrator zaleca zapoznanie się z polityką prywatności właściwego dostawcy przed skorzystaniem z jego usług.

19. Zmiany Polityki prywatności

Niniejsza Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

  • zmian przepisów prawa;

  • zmian technologii wykorzystywanych w Serwisie;

  • uruchomienia nowych formularzy lub usług;

  • uruchomienia newslettera;

  • uruchomienia kalendarza lub systemu zapisów;

  • zmiany dostawców usług informatycznych;

  • zmiany zakresu lub celów przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie.

20. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki lub sposobu przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

Fundacja Instytut Psychologii Procesu
ul. Jana Kochanowskiego 27/7
01-864 Warszawa
e-mail: instytut@processwork.pl